知識(shí)積累與應(yīng)用

知識(shí)管理—獲取、查詢與統(tǒng)計(jì)

HOLA知識(shí)管理提供精細(xì)、準(zhǔn)確、與企業(yè)貼切的知識(shí)分類管理。在文檔保存到知識(shí)庫(kù)里時(shí)，系統(tǒng)保留文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對(duì)文檔的補(bǔ)充說(shuō)明，同時(shí)這些信息也可以用于文檔的搜索。

更重要的是，HOLA知識(shí)管理軟件為企業(yè)提供了可定制的知識(shí)分類管理模式，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)設(shè)置文檔類型，例如銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、研究報(bào)告、客服跟蹤表。一個(gè)類別為“合同”的文檔可以包括“業(yè)主”、“合同金額”、“項(xiàng)目代碼”和“項(xiàng)目日期”等屬性，當(dāng)最終用戶上傳文檔的時(shí)候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個(gè)屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進(jìn)行搜索，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。

知識(shí)目錄瀏覽

HOLA知識(shí)管理系統(tǒng)協(xié)助企業(yè)科學(xué)的、規(guī)范的存儲(chǔ)知識(shí)，可按主題層級(jí)快速找到自己所需的知識(shí)。每個(gè)層次都針對(duì)更精細(xì)、更集中的內(nèi)容。“知識(shí)樹”支持無(wú)限層次的文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)。

元數(shù)據(jù)管理

HOLA具有強(qiáng)大的元數(shù)據(jù)管理的功能。在文檔保存到知識(shí)庫(kù)里時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)獲取文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對(duì)文檔的補(bǔ)充說(shuō)明，同時(shí)這些信息也可以用于文檔的搜索。在這些常規(guī)元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，HOLA知識(shí)管理系統(tǒng)還提供了可擴(kuò)展、可重復(fù)利用的元數(shù)據(jù)管理功能。用戶根據(jù)實(shí)際需求自定義文檔屬性，在后臺(tái)設(shè)定元數(shù)據(jù)之后，再將元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到文檔上。可根據(jù)元數(shù)據(jù)設(shè)定搜索條件，更快、更準(zhǔn)確地找到信息。

文檔索引卡 – 領(lǐng)先的元數(shù)據(jù)管理模型

企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)設(shè)置文檔類型，關(guān)聯(lián)多個(gè)元數(shù)據(jù)，例如銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、研究報(bào)告、客服跟蹤表。一個(gè)類別為“合同”的文檔可以包括“業(yè)主”、“合同金額”、“項(xiàng)目代碼”和“項(xiàng)目日期”等元數(shù)據(jù)（文檔屬性），當(dāng)最終用戶上傳文檔的時(shí)候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個(gè)屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進(jìn)行搜索。

知識(shí)定位 - 文檔自動(dòng)編號(hào)

用戶在填寫文檔類型的屬性時(shí)，系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需要對(duì)文檔進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，如合同文檔可以定義文檔編號(hào)為：合作單位+時(shí)間+合同序號(hào)，系統(tǒng)根據(jù)用戶的定義自動(dòng)生成文檔編號(hào)，方便用戶在需要時(shí)精確查詢到需要的文檔。

知識(shí)鏈接 （CURL）

CURL （Content URL）是HOLA知識(shí)管理軟件特有的一種鏈接，每個(gè)上傳到系統(tǒng)里的文檔都會(huì)被自動(dòng)分配一個(gè)CURL。用戶可以通過(guò)這個(gè)CURL直接找到相對(duì)應(yīng)的文檔。無(wú)論文檔經(jīng)過(guò)幾次修改，該文檔的CURL始終指向最新版本。文檔所有者還可以在文檔的安全性里面設(shè)置匿名訪問(wèn)形式，便于讓非HOLA用戶也能通過(guò)點(diǎn)擊CURL的方式來(lái)訪問(wèn)該文檔。

用戶可以將CURL做為傳遞知識(shí)的手段，所有的文檔存放在知識(shí)庫(kù)，不再需要通過(guò)郵件附件來(lái)轉(zhuǎn)發(fā)文檔，能夠很好地對(duì)文檔的版本進(jìn)行管理，也可以有效地減少網(wǎng)絡(luò)上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

知識(shí)訂閱

HOLA知識(shí)管理系統(tǒng)為用戶提供了主動(dòng)獲取知識(shí)的便捷方式。用戶可對(duì)自己所關(guān)心的文檔進(jìn)行訂閱，當(dāng)其他組員對(duì)被訂閱的文檔有任何新的貢獻(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出通知。

關(guān)鍵字查詢、全文檢索

HOLA提供多種搜索手段，對(duì)文檔進(jìn)行模糊查詢、精確查詢、索引卡查詢。

HOLA知識(shí)管理軟件的搜索結(jié)果可以根據(jù)企業(yè)需求定制多種顯示形式：

	Baidu 快照的方式顯示 – 便于根據(jù)內(nèi)容快速定位；
	基于訪問(wèn)控制的文檔列表 – 安全查詢；
	檢索功能和權(quán)限設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)掛鉤，檢索結(jié)果和用戶權(quán)限匹配，對(duì)沒(méi)有閱讀權(quán)限的文檔即使文檔存在也搜索不出
	帶有部分訪問(wèn)控制的檢索 – 便于知識(shí)借閱；
	檢索結(jié)果顯示所有相關(guān)的文檔，但是沒(méi)有相關(guān)閱讀權(quán)限，即使知道文檔的存在也打開不了文檔

知識(shí)類型檢索

HOLA還人性化地提供了自定義搜索功能，在用戶上傳文件時(shí)進(jìn)行分門別類，諸如銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、研究報(bào)告、客服等多種屬性，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。

智能文件夾（知識(shí)自動(dòng)歸檔）

HOLA知識(shí)管理軟件在每個(gè)工作協(xié)作區(qū)創(chuàng)建特定的智能文件夾，將文檔上載到此智能文件夾，并指定文檔類型，輸入屬性值，系統(tǒng)將根據(jù)文檔的屬性值自動(dòng)將其歸檔到智能文件夾規(guī)則所指定的文件夾下。智能文件夾規(guī)則是以自定義屬性為基礎(chǔ)動(dòng)態(tài)定義文檔歸檔條件和目標(biāo)文件夾，通過(guò)對(duì)自定義屬性進(jìn)行判斷，得出是否復(fù)合條件以及是否存在要?dú)w檔的文件，進(jìn)而產(chǎn)生相應(yīng)的歸檔行為。

同時(shí)，智能文件夾可以綁定一個(gè)郵件地址，向這個(gè)地址發(fā)送帶有文檔附件的郵件，系統(tǒng)自動(dòng)將文檔附件從郵件中拆分出來(lái)，保存到智能文件夾中。

知識(shí)交叉引用

HOLA知識(shí)管理軟件能夠?qū)⑽臋n與相關(guān)文檔、圖紙及附件進(jìn)行連接管理，比如研究報(bào)告和參考文獻(xiàn)之間建立連接，易于用戶找到相關(guān)信息。

知識(shí)資源的統(tǒng)計(jì)分析

HOLA知識(shí)管理系統(tǒng)通過(guò)創(chuàng)建人員、創(chuàng)建時(shí)間、文檔類型、位置、狀態(tài)等的分析，可獲得如下信息：

	員工的知識(shí)貢獻(xiàn)度，可激勵(lì)知識(shí)貢獻(xiàn)
	用戶訪問(wèn)情況的分析

通過(guò)各個(gè)時(shí)間段、各用戶對(duì)知識(shí)庫(kù)各個(gè)部分的訪問(wèn)情況的分析，獲得：

	哪些文檔受歡迎
	哪些人員經(jīng)常使用文檔等信息
	系統(tǒng)的整體使用情況
	各個(gè)月的訪問(wèn)情況變化